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特別策劃——采購管理的“四有化”

  近年來物價飛速上漲,新一次的金融危機風潮來襲,市場競爭加劇,許多企業都陷入相對的經濟困境。企業若想在激烈的市場環境中生存與發展,需要發揮采購的積極作用,采購作為資金的消耗部門,如何節省成本、提升效率、完成總成本指標非常關鍵。如今的采購已不僅僅是個執行部門,而是越來越多地參與到企業的決策層面上。
  因此采購趨向管理專業化已不容置疑,采購管理的目標是在準確的時間和地點,以合適的價格和服務獲取合乎要求的商品。
企業采購管理核心是供應商開發和管理,其基本準則是“Q.C.D.S”原則,即質量(Quality)、成本(Cost)、交付(Delivery)、服務(Service)并重的原則。企業采購管理發展的過程就是企業和供應商之間關系逐步強化和完善的過程,從低價值的隔臂關系到高價值的合作關系的發展,雙方在互信交易的基礎上營造無障礙的溝通環境,建立良好、長遠、雙贏的供應商伙伴關系。
  企業如何應對不斷增多的供應商,進行有條不紊的管理?如何在壓低供應商價格的同時和供應商保持良好關系?如何在降低物料采購成本的同時保持采購產品的優異質量?如何在統一供應商標準的同時不喪失靈活性?這都是采購管理未來發展必須面臨的問題,解決這些問題,那么采購管理在企業中才能發揮巨大的化學作用并成為企業贏利的新秀。
  采購管理集中化
  公司的采購是把采購需求匯總起來,由各個采購團隊負責特定領域內的物料采購,尋找合適的供應商,達到節約成本的目標,確保材料的充足供應。一是引入競爭機制發揮批量采購優勢,實行以招標、議標、電子商務采購的方式。二是對不符合招標條件的物料實行會簽制的自行采購,使采購業務公平、公正、公開。三是建立健全采購決策、采購權限、采購審批等程序,指定專門部門對采購計劃和采購全過程的審核和監督,更好地規范了采購行為,降低了采購成本。
  集中全公司和集團的采購力量,對整個供應市場產生影響,以便在采購活動中處于有利地位。同時,采購活動的集中化也有利于公司對供應商的統一管理,便于公司主體資源的優化。
  隨著對前期大量訂單的經驗總結以及管理技能的提高,管理人員意識到供應商管理的重要性和集中采購的必要性。其特征為:圍繞著一定時間段的采購合同,試圖與供應商建立長久的關系;加強對供應商其它條件的重視,如訂單采購周期、送貨、經濟批量、最小訂單量和訂單完成率;重視供應商的成本分析;開始采用投標手段;加強了風險防范意識和成本控制管理。其核心思想為以團隊運作為主的區域集中采購。
  質量意識核心化
  企業與供應商之間為簡單的買賣關系,供應商充當販賣商的角色。其特征為:圍繞著采購訂單(Purchase Order)與供應商進行較容易的討價還價;僅重視如價格、付款條件、具體交貨日期等一般商務條件;被動地執行采購和技術標準。其核心思想為訂單管理。
  采購物資的質量符合設計標準、工藝要求是企業生產經營活動正常進行的必要條件,是采購單位進行物資采購時首先要考慮因素。質量是企業的生命,因此采購物資時不能只考慮價格成本因素,還應該從質量水平、質量保證能力、售后服務水平和綜合實力等方面全方位考評。
  公司的采購是通過采購員進行的。首先由采購員組織供應商的認證工作,通過上門調查、產品認證、試生產、供貨跟蹤等手段,在供應商資料庫中確認能供應產品的供應商。之后,在某一約定的時間段內,通過電話詢問或招投標的方式,得到供應商的報價并挑選其中報價最低的作為中標者,與之進行后續的合約工作。該采購過程較長、重復工作很多,一般適用低值、常用物品的采購,并已經形成了一套標準的采購流程控制。
  采購管理戰略化
  作為一個合格的專業采購員,需要了解采購產品的原理、性能要求,了解相關市場行情、價格走勢,了解供應商的實力、供應商報價的合理性以及供應保證能力。需要具有極強的談判能力和計劃能力,能在保證供應及時的同時保證價格和質量標準。
  公司的采購流程應分為戰略采購和訂單協調兩個環節,戰略采購包括供應商的開發和管理,訂單協調則主要負責材料采購計劃,重復訂單以及交貨付款方面的事務。戰略采購就是合理選擇供應商,并與之建立戰略合作伙伴關系,要求供應商進入制造商的生產過程、小批量采購、實現零庫存或少庫存、交貨準時,包裝標準、信息共享、重視教育與培訓、嚴格的質量控制,產品國際認證。
  戰略采購是高級的采購管理,其特征為:集成采購戰略,加強供應鏈管理,優化解決方案,高效的項目管理,深層次的戰略管理。針對公司和客戶需要,對自身關鍵性材料或服務的需求進行戰備部署,與認證的供應商結成戰略聯盟,在研究開發階段進行合作,以減少制造中意想不到的問題,共同面對市場的競爭與挑戰,取得市場上的購買優勢。其核心思想為增強企業核心業務,對自身沒有能力做或雖有能力但成本高于業界水平的業務進行外包管理。
  采購管理電子化
  采購工作電子化是采購發展的必然趨勢。相對傳統采購模式來看,電子采購具有價格透明、效率高、競爭充分、節約成本等優勢。利用網絡開放性的特點,將采供雙方的有效信息全部公開,能夠促使各供貨商之間進行最有效的競爭,能夠最大限度地保證采購質量。實現電子化評標,不僅能為評標工作提供方便,而且由于需要對各種電子信息進行分析、整理和匯總,對促進企業采購的信息化建設也有一定助力。
  公司的采購是以基于網絡技術的電子采購,從根本上重新構架企業的采購模式,徹底改變企業的供應鏈,在企業與供應商之間形成無縫的訂單履行信息流,從而優化采購流程、提高工作效率、縮短采購周期、減少過量庫存、降低采購管理成本、降低采購產品價格、增進企業間的合作,使交易雙方均能獲得長期的收益。而且,電子采購的過程是與企業其它系統優化整合的過程,從而使成本節約的幅度及改進過程的效益更加凸顯。
 
  本刊認為采購管理作為企業提高經濟效益和市場競爭能力的重要手段之一,它在企業管理中的戰略性地位日益受到國內企業的關注。一個企業能否持續發展,很大程度上取決于其采用何種采購管理方式。 企業要在競爭激烈的國際市場上站穩腳跟,就必須依據企業自身的發展現狀和信息技術的更新狀況,適時調整企業采購管理策略,最大限度地合理利用社會資源,并且最大限度地利用企業自身的、包括無形的和有形的資源,適時、適地、適量地進行采購。
  本刊將對新一代的采購具體情況具體分析,分析探討海爾的JIT采購、一采通的電子采購、九好集團的戰略外包、華遠地產的戰略采購深入探究,供君參考。

 


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